채권추심
10년 보존, 단 한 줄의 장부가 소송을 바꾼다 – 실무자가 알려주는 상업장부 관리법
김팀장채권추심상담소
2025. 10. 14. 21:22
10년 보존, 단 한 줄의 장부가 소송을 바꾼다 – 실무자가 알려주는 상업장부 관리법 – 김팀장채권추심상담소
영업을 오래 하다 보면 거래처와의 분쟁은 피할 수 없습니다. 그때마다 결정적인 역할을 하는 것이 바로 상업장부입니다. 계약서보다 더 강력한 증거가 되고, 허위 없이 작성된 한 줄의 장부가 소송의 결과를 바꾸는 경우도 많습니다.
I. 상업장부의 의미
상업장부는 상인이 영업상의 재산·손익 상황을 명확히 하기 위해 작성하는 회계 기록입니다. 단순한 장부가 아니라, 기업의 경제활동을 법적으로 증명하는 자료입니다. 특히 상인은 영업 시작 시점부터 장부를 갖춰야 하며, 매년 결산 시점마다 대차대조표를 작성해야 합니다.
II. 법적 효력과 증거력
상업장부는 법정에서 증거로 인정되는 ‘업무상 통상문서’입니다. 허위 기재가 없고, 일관되게 기록되어 있다면 재판부는 이를 사실인정의 근거로 삼습니다. 반대로 장부가 부실하거나 날조된 흔적이 있으면, 그 자체가 불리한 증거로 바뀝니다. 그래서 장부는 회사의 ‘진술서’와 다름없습니다.
III. 작성의 원칙과 유의점
장부를 만들 때는 다음 세 가지를 반드시 지켜야 합니다.
1. 거래가 발생한 즉시 기록할 것
2. 금액, 일자, 상대방, 목적을 정확히 기재할 것
3. 정기적으로 점검하고 수정 사항은 별도 기재할 것
이러한 기록 습관이 쌓이면, 법적 분쟁 시 신빙성 높은 자료로 인정받습니다. 실제로 장부 한 줄에 적힌 입금 기록이 수억 원짜리 거래의 존재를 입증한 사례도 있습니다.
IV. 보존 기간과 실무 관리
상인은 상업장부와 영업 관련 주요 서류를 최소 10년간 보존해야 합니다. 전표나 영수증은 5년간 유지하면 됩니다. 최근에는 전자보존 방식이 일반적이지만, 원본 장부는 여전히 법적 효력이 더 강하므로 스캔 후에도 폐기하지 않는 것이 안전합니다.
V. 김팀장의 실무 조언
장부를 정리하지 않은 채권자는, 채무자와의 다툼에서 ‘증거 불충분’으로 손해를 보게 됩니다. 반면 거래일자·입금내역이 정확한 장부는 회수율을 높이는 가장 강력한 무기입니다. 특히 장기 미수금 사건에서는 장부 한 페이지가 소송의 방향을 완전히 바꿉니다.
결국 상업장부는 단순한 회계 문서가 아니라, 채권자의 권리를 지켜주는 ‘법적 방패’입니다.
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▢ 약력
• 25년 경력의 채권추심 전문가
• 2006년 국가공인신용관리사 합격
• 2025년 합법적 신용정보회사 새출발
• 전국에서 수천 건의 대금 회수 성공 경험
• 법적 절차 및 강제집행 전문 (거래 법무사 협업)
• 고려신용정보 (2004~2025) 전국 추심 팀장 역임